ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW

Praca zdalna i środowisko rozproszone stymulują przedsiębiorstwa do wprowadzania elektronicznego obiegu dokumentów, który ułatwia dostęp do informacji w każdej sytuacji. W końcu nie zawsze o same dokumenty chodzi, a o zawarte w nich dane, na przykład warunki zamówienia.

Dlatego szczególny nacisk powinien zostać położony na zarządzanie cyfrowymi zasobami, na przykład na kategoryzowanie, wyszukiwanie czy analizę. Traktowanie dokumentów jako bazy danych pozwala poprawić efektywność pracy zdalnej i w strukturze rozproszonej. Przedsiębiorstwa zwiększa również swoje możliwości operacyjne, między innymi dzięki oszczędności czasu (natychmiastowy przesył dokumentów) i roboczogodzin (automatyzacja procesów, uniknięcie błędów ludzkich).

Oprócz położenia szczególnego akcentu na cele biznesowe i zwiększenie konkurencyjności firmy, jej elastycznego dopasowania do wymagań rynku i sytuacji, trzeba wziąć pod uwagę również wymagania prawne, na przykład związaną z RODO ochroną wrażliwych danych.

Popularnością cieszą się funkcje takie jak automatyczne segregowanie dokumentów, rozpoznawanie i tagowanie treści. Ze względu na szeroką możliwość zindywidualizowania systemów pod kątem potrzeb biznesowych, przed wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentów warto ustalić najważniejsze cele, które chcemy osiągnąć poprzez ten rodzaj cyfryzacji przedsiębiorstwa.